Custo de Funcionário CLT 2026: Encargos e Cálculo Completo
Descubra quanto custa realmente contratar um funcionário CLT em 2026. Calcule INSS patronal, FGTS, 13º, férias, encargos e o multiplicador real sobre o salário.
Contratar um funcionário com carteira assinada é muito mais caro do que o salário que aparece na folha de pagamento. Para o empregador, o custo real de um funcionário CLT em 2026 inclui INSS patronal, FGTS, contribuições ao Sistema S, provisões de 13º salário, férias e encargos sobre essas provisões. Quem não conhece esse cálculo pode se surpreender: o custo total para a empresa costuma ser de 1,65 a 1,85 vezes o salário bruto do colaborador — ou seja, um funcionário com salário de R$ 3.000 pode custar entre R$ 4.950 e R$ 5.550 por mês.
Entender quanto custa contratar um funcionário CLT é fundamental para qualquer empreendedor que precise precificar seus serviços, planejar o crescimento da equipe ou comparar a contratação CLT com outras formas de trabalho como PJ, MEI ou cooperativas. Neste guia completo, você vai aprender a calcular todos os encargos trabalhistas com exemplos reais e números de 2026.
Por que o Custo CLT vai Além do Salário?
Quando um empresário anuncia uma vaga com salário de R$ 5.000, ele não está gastando R$ 5.000 por mês com aquele colaborador. Existem encargos obrigatórios pagos diretamente pela empresa sobre a folha de pagamento, mais provisões mensais para cobrir obrigações anuais como 13º salário e férias. Ignorar esses custos é um dos erros mais comuns que levam pequenas empresas a ter problemas de fluxo de caixa.
Estrutura dos custos trabalhistas
Os custos de um funcionário CLT se dividem em dois grupos principais:
- Encargos mensais sobre a folha — percentuais aplicados sobre o salário bruto, pagos mensalmente pela empresa
- Provisões anuais rateadas mensalmente — reservas financeiras para pagamentos que ocorrem uma vez por ano (13º e férias)
Além desses, há os benefícios obrigatórios (como vale-transporte) e os benefícios opcionais (plano de saúde, vale-refeição, etc.) que aumentam ainda mais o custo total.
Encargos Mensais sobre a Folha
INSS Patronal — 20%
O INSS patronal é a contribuição previdenciária da empresa ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Ela é calculada sobre o salário bruto do funcionário e é completamente separada do desconto de INSS que o próprio funcionário paga (que varia de 7,5% a 14% dependendo da faixa salarial, e é descontado do salário do empregado).
Em 2026, a alíquota do INSS patronal padrão é de 20% sobre o total da folha de pagamento.
Atenção: Empresas optantes pelo Simples Nacional e algumas categorias de empresas em Desoneração da Folha têm regras diferentes para o INSS patronal. Este guia aplica as regras do regime padrão.
RAT — 1% a 3% (Risco de Acidente de Trabalho)
O RAT (antigo SAT — Seguro de Acidente de Trabalho) é uma contribuição que financia a aposentadoria por invalidez e o auxílio-doença por acidente de trabalho. A alíquota varia conforme o grau de risco da atividade da empresa:
| Grau de Risco | Alíquota RAT |
|---|---|
| Leve | 1% |
| Médio | 2% |
| Grave | 3% |
O grau de risco é definido pelo CNAE da empresa. Escritórios (risco leve) pagam 1%; construção civil (risco grave) paga 3%. Para os nossos exemplos, usaremos 2% (risco médio).
O RAT pode ser ajustado pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que varia de 0,5 a 2, conforme o histórico de acidentes da empresa.
Sistema S — aproximadamente 5,8%
O Sistema S é o conjunto de contribuições destinadas a entidades como SESC, SENAC, SESI, SENAI, SEBRAE, SENAR, entre outras. A alíquota total varia conforme o CNAE da empresa, mas a média para a maioria das atividades é de aproximadamente 5,8% sobre a folha.
Veja as principais alíquotas por entidade:
| Entidade | Alíquota | Setor |
|---|---|---|
| SESC | 1,5% | Comércio |
| SENAC | 1,0% | Comércio |
| SESI | 1,5% | Indústria |
| SENAI | 1,0% | Indústria |
| SEBRAE | 0,6% | Geral |
| INCRA | 0,2% | Geral |
| FNDE (Salário Educação) | 2,5% | Geral |
| Total aproximado | ~5,8% | Comércio/Indústria |
FGTS — 8%
O FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é depositado mensalmente pela empresa em uma conta vinculada ao CPF do funcionário na Caixa Econômica Federal. O valor é 8% do salário bruto (mais gratificações, horas extras, adicionais, etc.). O dinheiro pertence ao funcionário e pode ser sacado em situações específicas como demissão sem justa causa, compra de imóvel ou aposentadoria.
Resumo dos Encargos Mensais
| Encargo | Alíquota | Base de Cálculo |
|---|---|---|
| INSS Patronal | 20,0% | Salário bruto |
| RAT (risco médio) | 2,0% | Salário bruto |
| Sistema S | 5,8% | Salário bruto |
| FGTS | 8,0% | Salário bruto |
| Total Encargos Mensais | 35,8% | Salário bruto |
Provisões Anuais Rateadas Mensalmente
Além dos encargos mensais, o empregador precisa reservar mensalmente valores para cobrir obrigações que serão pagas em determinados meses do ano.
Provisão de 13º Salário — 8,33%
Todo funcionário CLT tem direito a receber um 13º salário por ano, equivalente a um salário mensal. A empresa acumula essa obrigação ao longo de 12 meses, então a provisão mensal é:
Provisão 13º = Salário Bruto ÷ 12 = Salário Bruto × 8,33%
Provisão de Férias — 11,11%
Todo funcionário tem direito a 30 dias de férias por ano, remuneradas com acréscimo de 1/3 constitucional. O custo total das férias para a empresa é de 1 salário + 1/3, ou seja:
Provisão Férias = (Salário + 1/3 Salário) ÷ 12 = Salário × 1,3333 ÷ 12 = Salário × 11,11%
INSS e FGTS sobre 13º e Férias
O INSS patronal (20%) e o FGTS (8%) também incidem sobre o 13º salário e sobre as férias. Portanto, sobre as provisões, a empresa também precisa reservar encargos adicionais:
- INSS patronal sobre 13º: 20% × 8,33% = 1,67% do salário
- FGTS sobre 13º: 8% × 8,33% = 0,67% do salário
- INSS patronal sobre férias: 20% × 11,11% = 2,22% do salário
- FGTS sobre férias: 8% × 11,11% = 0,89% do salário
- Total encargos sobre provisões: aproximadamente 5,45% do salário
Total de Provisões com Encargos
| Item | % do Salário |
|---|---|
| 13º salário | 8,33% |
| Férias + 1/3 | 11,11% |
| INSS sobre 13º e férias | ~3,89% |
| FGTS sobre 13º e férias | ~1,55% |
| Total provisões | ~24,88% |
Cálculo Completo — Exemplo com Salário de R$ 5.000
Vamos agora fazer o cálculo completo do custo de um funcionário com salário bruto de R$ 5.000, em uma empresa de comércio com risco médio (RAT 2%):
| Componente | Cálculo | Valor Mensal |
|---|---|---|
| Salário bruto | — | R$ 5.000,00 |
| INSS patronal (20%) | R$ 5.000 × 20% | R$ 1.000,00 |
| RAT/SAT (2%) | R$ 5.000 × 2% | R$ 100,00 |
| Sistema S (~5,8%) | R$ 5.000 × 5,8% | R$ 290,00 |
| FGTS (8%) | R$ 5.000 × 8% | R$ 400,00 |
| Provisão 13º (8,33%) | R$ 5.000 × 8,33% | R$ 416,50 |
| Provisão Férias + 1/3 (11,11%) | R$ 5.000 × 11,11% | R$ 555,50 |
| Encargos s/ provisões (~5,45%) | R$ 5.000 × 5,45% | R$ 272,50 |
| Subtotal encargos e provisões | R$ 3.034,50 | |
| Custo total para a empresa | R$ 8.034,50 | |
| Multiplicador | ~1,61× |
O funcionário recebe R$ 5.000 brutos (menos os descontos de INSS e IR do empregado no contracheque), mas a empresa desembolsa mais de R$ 8.000.
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Tabela de Referência por Faixa Salarial
| Salário Bruto | Encargos Mensais | Provisões (mês) | Custo Total Empresa | Multiplicador |
|---|---|---|---|---|
| R$ 1.621 (salário mínimo) | R$ 580,32 | R$ 404,07 | R$ 2.605,39 | 1,61× |
| R$ 2.500 | R$ 895,00 | R$ 622,00 | R$ 4.017,00 | 1,61× |
| R$ 3.000 | R$ 1.074,00 | R$ 746,40 | R$ 4.820,40 | 1,61× |
| R$ 5.000 | R$ 1.790,00 | R$ 1.244,00 | R$ 8.034,00 | 1,61× |
| R$ 8.000 | R$ 2.864,00 | R$ 1.990,40 | R$ 12.854,40 | 1,61× |
| R$ 10.000 | R$ 3.580,00 | R$ 2.488,00 | R$ 16.068,00 | 1,61× |
Os valores acima incluem encargos mensais (35,8%) e provisões com seus encargos (~24,9%). O multiplicador médio fica em torno de 1,61×, podendo chegar a 1,85× quando se incluem benefícios obrigatórios e opcionais.
Vale-Transporte: Como Calcular o Custo Real
O vale-transporte é obrigatório para funcionários que utilizam transporte público no trajeto casa-trabalho. O custo para a empresa é calculado assim:
Custo VT empresa = (Valor das passagens × dias úteis) - (6% × salário bruto)
O funcionário paga 6% do salário bruto como desconto no contracheque. A empresa cobre o restante.
Exemplo:
- Passagens por dia: R$ 9,60 (2 passagens × R$ 4,80)
- Dias úteis no mês: 22
- Total das passagens: R$ 9,60 × 22 = R$ 211,20
- Desconto do funcionário: 6% × R$ 3.000 = R$ 180,00
- Custo para a empresa: R$ 211,20 - R$ 180,00 = R$ 31,20/mês
Se o salário for alto e 6% for maior que o custo total das passagens, a empresa não paga nada de vale-transporte.
CLT vs PJ: Qual é Mais Vantajoso?
Uma das decisões mais comuns no mercado de trabalho é comparar a contratação CLT com a contratação via pessoa jurídica (PJ). Cada modelo tem vantagens e riscos distintos.
Contratação CLT
Vantagens para a empresa:
- Segurança jurídica (menor risco de processos trabalhistas)
- Vínculo de exclusividade
- Maior engajamento e lealdade do colaborador
Desvantagens para a empresa:
- Custo total 60-85% maior que o salário
- Burocracia (eSocial, FGTS Digital, folha, DCTFWeb e eventos de SST)
- Multas e encargos em caso de demissão
Contratação PJ
Vantagens para a empresa:
- Sem encargos trabalhistas diretos
- Maior flexibilidade contratual
- Custo mensal menor
Riscos para a empresa:
- Risco de reconhecimento de vínculo empregatício se houver subordinação, exclusividade e habitualidade
- Em caso de vínculo reconhecido pela Justiça do Trabalho: empresa paga todos os encargos retroativos + multas
Comparação de custo líquido
| Modalidade | Remuneração líquida para o profissional | Custo para a empresa |
|---|---|---|
| CLT | R$ 3.000 brutos → ~R$ 2.550 líquidos | ~R$ 4.830 |
| PJ (nota fiscal) | R$ 4.000 → ~R$ 3.400 após impostos | R$ 4.000 |
| PJ (RPA) | R$ 3.800 → ~R$ 3.200 após retenções | R$ 3.800 |
A contratação PJ pode parecer mais barata, mas exige análise cuidadosa dos riscos jurídicos.
Obrigações Acessórias do Empregador
Além dos custos financeiros, contratar em CLT gera obrigações burocráticas:
| Obrigação | Frequência | Prazo geral em 2026 |
|---|---|---|
| eSocial — admissão | Por evento | Antes do início das atividades, observadas as opções do leiaute |
| eSocial — desligamento S-2299 | Por evento | Até 10 dias contados do desligamento, salvo exceções do manual |
| eSocial — folha e pagamentos | Mensal | Conforme o calendário dos eventos periódicos |
| DARF previdenciário via DCTFWeb | Mensal | Em regra, dia 20 do mês seguinte |
| FGTS Digital mensal | Mensal | Dia 20 do mês seguinte |
| IRRF via eSocial e EFD-Reinf | Por evento/mensal | Conforme os respectivos leiautes |
| Informe de Rendimentos | Anual | Último dia útil de fevereiro |
| PPP eletrônico | Durante o vínculo | Gerado com os eventos SST do eSocial e consultado no Meu INSS |
Para os empregadores já obrigados ao eSocial, as informações de admissão e desligamento substituem CAGED e RAIS nas situações abrangidas. A DIRF foi integralmente substituída, para fatos geradores desde 2025, por eventos do eSocial e da EFD-Reinf.
Benefícios e seus Custos Adicionais
Além dos encargos trabalhistas obrigatórios, muitas empresas oferecem benefícios que aumentam ainda mais o custo do colaborador — mas que também contribuem para atrair e reter talentos.
Vale-Refeição e Vale-Alimentação
O vale-refeição não é obrigatório por lei federal, mas pode ser exigido por convenção coletiva. Empresas inscritas no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) e enquadradas nas condições tributárias previstas em lei podem acessar incentivo fiscal dentro dos limites do programa; não existe uma dedução mensal fixa e universal por funcionário.
| Benefício | Custo típico para a empresa | Desconto máximo do funcionário |
|---|---|---|
| Vale-refeição | R$ 25 a R$ 60/dia | 20% do benefício concedido |
| Vale-alimentação | R$ 300 a R$ 800/mês | 20% do benefício concedido |
Plano de Saúde
O plano de saúde corporativo é um dos benefícios mais valorizados pelos funcionários. O custo para a empresa varia enormemente conforme a operadora, a cobertura e o perfil etário dos beneficiários.
- Plano individual (30-39 anos): R$ 350 a R$ 600/mês por colaborador
- Plano coletivo por adesão: R$ 250 a R$ 450/mês por colaborador
- Contribuição do funcionário: pode ser zero (empresa paga tudo) ou proporcional
Impacto total com benefícios
Para um funcionário com salário de R$ 5.000, incluindo vale-refeição (R$ 880/mês) e plano de saúde (R$ 400/mês):
| Componente | Valor mensal |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 5.000,00 |
| Encargos e provisões (~60,7%) | R$ 3.035,00 |
| Vale-refeição (após desconto do funcionário) | R$ 704,00 |
| Plano de saúde | R$ 400,00 |
| Custo total com benefícios | R$ 9.139,00 |
| Multiplicador real | ~1,83× |
Como Calcular o Custo de uma Rescisão
Quando um funcionário é demitido sem justa causa, a empresa tem obrigações financeiras adicionais significativas. Aqui está o cálculo completo para um funcionário com salário de R$ 5.000 e 3 anos de casa:
Verbas rescisórias na demissão sem justa causa
| Verba | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Saldo de salário (15 dias) | R$ 5.000 ÷ 30 × 15 | R$ 2.500,00 |
| 13º proporcional (12/12 + fração) | R$ 5.000 × 12/12 | R$ 5.000,00 |
| Férias vencidas + 1/3 | R$ 5.000 × 4/3 | R$ 6.666,67 |
| Férias proporcionais + 1/3 (8 meses) | R$ 5.000 × 8/12 × 4/3 | R$ 4.444,44 |
| Aviso prévio (3 anos completos = 39 dias) | R$ 5.000 × 39/30 | R$ 6.500,00 |
| Multa FGTS 40% (saldo ~R$ 18.000) | R$ 18.000 × 40% | R$ 7.200,00 |
| Total rescisório estimado | R$ 32.311,11 |
A contribuição social adicional de 10% sobre o FGTS deixou de existir em 1º de janeiro de 2020, por força do artigo 12 da Lei nº 13.932/2019. Em 2026, o empregador paga a multa rescisória de 40%, sem acrescentar os antigos 10%. O exemplo é uma estimativa: data da saída, médias, períodos de férias e convenção coletiva podem alterar o total.
Os números que importam em 2026
| Componente | Percentual sobre o Salário |
|---|---|
| INSS Patronal | 20,0% |
| RAT/SAT (médio) | 2,0% |
| Sistema S | ~5,8% |
| FGTS mensal | 8,0% |
| Provisão 13º | 8,33% |
| Provisão Férias + 1/3 | 11,11% |
| Encargos sobre provisões | ~5,45% |
| Total sobre o salário | ~60,7% |
| Multiplicador médio | ~1,61× |
| Multiplicador com benefícios | ~1,65 a 1,85× |
Perguntas Frequentes
O INSS patronal é diferente do INSS descontado do funcionário?
Sim. São duas contribuições diferentes. O INSS descontado do funcionário (entre 7,5% e 14% em 2026, dependendo do salário) é debitado do contracheque do empregado — é o dinheiro dele. Já o INSS patronal (20%) é um custo adicional da empresa, que não aparece no contracheque do funcionário.
O FGTS vai para o funcionário ou para o governo?
O FGTS pertence ao funcionário e fica depositado em uma conta na Caixa Econômica Federal vinculada ao CPF dele. A empresa deposita, mas o dinheiro é do empregado. O governo apenas administra o fundo.
Como é calculado o custo da rescisão CLT?
Na demissão sem justa causa, a empresa paga saldo de salário, 13º proporcional, férias devidas com 1/3, aviso-prévio e multa de 40% sobre a base rescisória do FGTS. A antiga contribuição social adicional de 10% foi extinta e não entra em rescisões realizadas em 2026.
Existe alguma forma de reduzir os encargos trabalhistas legalmente?
Algumas possibilidades dependem do regime tributário e da atividade, como o Simples Nacional — lembrando que empresas do Anexo IV recolhem a contribuição patronal fora do DAS — e os regimes setoriais previstos em lei. O contrato de aprendizagem tem FGTS de 2%, mas isso não significa redução geral de todos os encargos. A empresa deve simular o seu CNAE e validar a folha com a contabilidade antes de decidir.
O vale-refeição é obrigatório?
Não é universalmente obrigatório por lei, mas pode ser obrigatório por convenção coletiva da categoria. Se houver acordo sindical que preveja vale-refeição ou alimentação, o empregador é obrigado a fornecê-lo. Se for opção da empresa (PAT — Programa de Alimentação do Trabalhador), há benefícios fiscais para a empresa.
Quanto custa na prática contratar o salário mínimo em 2026?
Com o salário mínimo de R$ 1.621 em 2026, o custo total para a empresa fica em torno de R$ 2.605 por mês, considerando encargos e provisões. Isso sem incluir benefícios como vale-transporte, que pode adicionar outros R$ 30 a R$ 150 dependendo da cidade e da distância.
O que fazer agora
O custo real de contratar um funcionário CLT em 2026 vai muito além do salário combinado na oferta de emprego. Entre INSS patronal, RAT, Sistema S, FGTS, provisões de 13º e férias com seus respectivos encargos, a empresa desembolsa em média R$ 1,61 para cada R$ 1,00 de salário bruto. Acrescente benefícios obrigatórios e opcionais, e esse multiplicador pode chegar a 1,85×. Conhecer esses números é essencial para precificar corretamente, planejar contratações e tomar decisões estratégicas sobre a composição da equipe. Use nossa calculadora para simular o custo exato do seu próximo colaborador.
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Fontes oficiais e revisão
Conteúdo revisado em 20 de agosto de 2026 pela Equipe CalculaBrasil. A correção sobre a rescisão foi conferida nas seguintes fontes primárias:
- Lei nº 13.932/2019, artigo 12: extinção da contribuição social de 10%
- Lei nº 12.506/2011: aviso-prévio proporcional
- FGTS Digital: orientações oficiais do Ministério do Trabalho e Emprego
- Receita Federal: substituição integral da DIRF desde o ano-calendário 2025
- eSocial: disponibilização do PPP eletrônico
Aviso: os resultados são estimativas baseadas na legislação vigente e podem variar conforme convenções coletivas, benefícios e a situação individual. Não substituem a orientação de um contador ou da Receita Federal. Confirme sempre os valores na fonte oficial antes de decisões financeiras.
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